Bedrijfsvoering

Met de uitvoering van het coalitieakkoord 2014-2018 ‘Samen het verschil maken’ ligt de gemeente op koers. De aantrekkende economie en de snelle ontwikkeling van technologie maakt dat de gemeente versnelling moet en wil aanbrengen en investeert in onze stad. Dit betekent dat we ook moeten investeren in onze bedrijfsvoering. Zo vergroten wij de kans dat we onze ambities voor de stad waarmaken en dat wij tegelijk de bestaande bezuinigingsopgaven realiseren. Door slim te investeren in onze bedrijfsvoering kunnen in de organisatie groei en krimp naast elkaar plaatsvinden.
De gemeente wil haar medewerkers beter in staat stellen aan hun opgave voor de stad te werken door het bieden van goede faciliteiten, het optimaliseren van processen en systemen en vooral ook door het bieden van een goed klimaat waar ruimte is voor leren en experimenten. Daarnaast werken de medewerkers samen aan het verbeteren van de horizontale samenwerking, rolduidelijkheid en het verminderen van de werkdruk. Deze randvoorwaarden stuwen de innovatie en de persoonlijke en professionele ontwikkeling die nodig is om onze ambities voor de stad te realiseren.

De opgave centraal

De gemeente richt zich op de maatschappelijke opgaven in de stad in een context van continue verandering en soms ook onzekerheid. Dit vraagt om een wendbare organisatie, die adequaat kan reageren op toekomstige veranderingen. Met de reorganisaties uit het recente verleden zijn daarin stappen gezet. Het komt er nu op aan om de nieuwe rolverdeling steeds effectiever te laten werken. Organisatieveranderingen gaan tot op heden gepaard met lange en formele procedures. Soms is dit nodig, maar wij streven naar een meer organische ontwikkeling van onze mensen en organisatie met inachtneming van de rechten van medewerkers en in nauwe samenwerking met de Ondernemingsraad.

De gemeente investeert in het contact met buiten om de maatschappelijke ontwikkelingen en opgaven te kennen. Door de opgaven en ontwikkelingen te vertalen naar de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan benodigde medewerkers (strategisch personeelsmanagement) stuurt de gemeente op tijdige beschikbaarheid van de juiste persoon op de juiste plek. Dit geldt voor het inspelen op krimpscenario’s en op schaarste op de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld nu bij financiële functies en contractmanagement. We hebben in 2017 extra aandacht voor het versterken van onze arbeidsmarktpositie om de concurrentie met andere werkgevers beter aan te kunnen. Aan de hand van strategisch personeelsmanagement bepalen wij wat de ideale arbeidsmix is voor de verschillende organisatieonderdelen. Geen strak keurslijf meer, maar uitgangspunten waarlangs wij bepalen welke contractvorm (vast, tijdelijk, inhuur, uitbesteed werk, partners) het beste past bij de opgave die centraal is gesteld. In 2017 willen we ook de manier van procesgericht werken door ontwikkelen, omdat juist door het denken langs, en werken in, ketens en processen helpt bij het opgavegericht werken.

Ruimte voor werken en leren

Leren is voorwaarde voor ontwikkeling. De telkens veranderende vraag vanuit de maatschappij vergt van alle medewerkers een open, nieuwsgierige en lerende instelling. Zaanstad schept de voorwaarden voor ontwikkeling en ondersteunt de managers en medewerkers hierin door een leerklimaat te scheppen waardoor leren en ontwikkelen het gehele jaar op de agenda staan. De Zaanse School heeft hiervoor structureel een divers en omvangrijk aanbod. Met Regioflexwerk zijn er mogelijkheden voor werknemers om tijdelijk te worden ingezet en te leren in andere gemeenten. Bij ontwikkeling werken wij vanuit de 70/20/10-insteek (70 procent leren in de praktijk, 20 procent met en van elkaar en 10 procent in een formele trainingsomgeving). Wij zien leiderschapsontwikkeling als aanjager en versneller van organisatieontwikkeling. Daarbij investeren wij niet in grootschalige leiderschapstrajecten, maar ontwikkelen wij onze managers in de dagelijkse praktijk.
Tevens organiseren wij dat medewerkers met kennis en ervaring op hetzelfde vakgebied meer horizontaal van elkaar leren. Bijvoorbeeld op het vlak van strategie, procesmanagement, inkoop en projectmatig werken.

De gemeente zet in op duurzaam behoud en optimale inzet van medewerkers. Iedereen heeft zijn ontwikkelwensen en kan daarvoor loopbaanadvies krijgen. Er is aandacht voor de balans tussen werk en privé, zodat medewerkers zich op beide fronten kunnen inzetten. De bevlogenheid van medewerkers is een goede graadmeter voor goed presteren en welbevinden. Zaanstad zet meerdere middelen in om deze bevlogenheid te bevorderen. Met ouderen voeren wij toekomstgesprekken, zodat zij gezond en gemotiveerd blijven. Voor talenten hebben wij het ‘Talenten Ontwikkel Programma’. In 2017 wordt het Individueel keuzebudget (IKB) ingevoerd. Medewerkers hebben met het IKB meer regie over de inzet van een aantal arbeidsvoorwaarden, zoals verlof, opleiding en training.

In het Koersbesluit Participatie is opgenomen dat Zaanstad als werkgever een voorbeeldfunctie wil vervullen in het realiseren van een inclusieve samenleving, waarin iedereen tot zijn recht kan komen. De gemeente heeft zich daarom tot doel gesteld vijf procent van het personeelsbestand te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij zijn de eerste successen gehaald. In 2017 wil de gemeente breder in de organisatie werkplekken creëren die voor medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt geschikt zijn.

De gemeente draagt als opdrachtgever voor (grootschalige) inkooptrajecten bij aan de ontwikkeling van de (lokale) economie. In 2017 onderzoeken wij bij welke aanbestedingen aansluiting mogelijk is bij de stad. Zoals de gemeente heeft laten zien bij de aanbesteding van vergaderfaciliteiten, waarbij ook buurthuizen konden inschrijven.
Als gemeente leren we door in gesprek te gaan met de ondernemers. Hiervoor organiseren wij jaarlijks bijeenkomsten. Wij spreken met hen over hun mogelijkheden bij onze inkooptrajecten en luisteren naar waar ondernemers tegen aanlopen en brengen op basis van hun inbreng verbeteringen aan in onze processen en systemen. Verder werkt de gemeente binnen de openbare ruimte aan een nieuwe methodiek voor leveranciersmanagement, waarbij de gemeente meer aandacht besteedt aan de relatie met ondernemers.

In de inkoopcontracten die de gemeente afsluit, blijft het uitgangspunt ‘social return on investment’ (SROI) van kracht. Na enige jaren ervaring met het opnemen van een SROI-verplichting in aanbestedingen onderzoekt de gemeente in 2017 hoe zij dit instrument verder kan ontwikkelen. Daarbij luisteren wij naar signalen uit de markt, zoals dat het voor bedrijven steeds moeilijker is om meerdere arbeidsplaatsen en/of leerarbeidsplaatsen tijdelijk aan te bieden.

Een toekomstbestendige stad

Zaanstad wil een toekomstbestendige stad zijn. Wij willen inspelen op de snel veranderende omgeving en op technologische ontwikkelingen. Ontwikkelingen als big data, sensoring, robotisering, etc. gaan steeds sneller. Dat heeft consequenties voor de gemeentelijke informatievoorziening. In de informatievoorziening-strategie (IV-strategie) heeft de gemeente keuzes gemaakt over de richting van de ontwikkeling van de informatievoorziening. In 2017 werken wij langs drie lijnen: de ‘slimme stad’, het verbeteren van de informatiepositie van burgers, bedrijven en partners, en datagestuurd werken.

Qua bedrijfsvoering zet de gemeente in op datagestuurd werken op verschillende beleidsterreinen (veiligheid, openbare ruimte, maatschappelijke voorzieningen). Het stelt ons in staat om lerend te verbeteren. Dat vraagt om de durf tot experimenteren: klein beginnen, initiatieven ontplooien, fouten maken, daarvan leren en leerervaringen vastleggen en breed delen. De ontwikkeling ondersteunt de gemeente met investeringen in techniek en data, masterclasses en inspiratiesessies. Hiermee wordt datagestuurd werken steeds meer een integraal onderdeel van onze bedrijfsvoering en ons beleidsproces.

Naast technologie raken ook mondiale leefbaarheidsopgaven onze bedrijfsvoering. Denk daarbij aan klimaatneutraal werken en daarmee het verkleinen van onze ecologische voetstap. Om de bedrijfsvoering van de gemeente te kunnen verduurzamen, is het belangrijk te weten welke duurzame oplossingen er op de markt zijn. In 2017 organiseert de gemeente bijeenkomsten voor ondernemers en stelt daarbij het thema duurzaamheid centraal. Tevens onderzoekt de gemeente hoe we ‘circulair inkopen’ meer kunnen stimuleren, zoals bij de succesvolle aanbesteding van werkkleding in 2016.

Een betrouwbare overheid

Betrouwbaarheid is een kernwaarde. Om die reden neemt de gemeente verschillende maatregelen om de privacy van de inwoners te bewaken. Informatiebeveiliging beperkt zich niet tot de infrastructuur, maar vergt gemeentebrede bewustwording en gedragsverandering. De informatiebeveiligingsfunctie richten wij daarom breder en kennisintensiever in. Op die manier proberen we ons te wapenen tegen bijvoorbeeld cyber-aanvallen. Bij de integratie van systemen voor de decentralisaties van het maatschappelijk domein en de inzet op de slimme stad is het bewaken van de privacy van onze inwoners een topprioriteit. De gemeente wil via techniek voorkomen dat de gegevens bij het combineren van data herleidbaar zijn tot individuele personen.

Integriteit kan het vertrouwen in de overheid maken of breken. Het is dus belangrijk dat ambtenaren, bestuurders en volksvertegenwoordigers te allen tijde integer handelen. Zaanstad hanteert regels en gedragscodes om de integriteit te borgen. Het is belangrijk dat integriteit voor iedere ambtenaar een grondhouding is, een mentaliteit. Zaanstad zet onder meer door het gesprek over waarden in op verdere bevordering van het integriteitsbewustzijn van haar medewerkers.

Zuinig omgaan met de middelen die de gemeente beschikbaar heeft, mag worden verwacht van een betrouwbare overheid. We zijn op zoek naar slimme oplossingen in samenwerking met andere overheden en maatschappelijke partners. Daar waar samenwerking met collega-gemeenten en andere partners op het gebied van bedrijfsvoering loont, zullen wij niet nalaten de kansen te benutten.

Onze mensen en middelen

(Bedragen x € 1.000)

(Bedragen x € 1.000)

Om de raad inzicht te bieden in de redenen van inhuur en de verdeling en ontwikkeling van de werkelijke inhuurkosten wordt op verschillende inhuurcategorieën gerapporteerd. Zoals eerder is toegelicht wordt op de kostensoort inhuur niet specifiek begroot. Vooral bij de inhuur vanwege ziekte en vacatures is het niet tot nauwelijks in te schatten of, en zo ja voor hoe lang, inhuur nodig is omwille van de continuïteit van bedrijfsvoering.